Glückwunsch! Dein Team ist in die erste Liga aufgestiegen! Dein neuester Vertrag bedeutet mehr Umsatz und Expansion! Ein großer Vertrag ist aufregend, aber ist dein Team auch bereit, den Auftrag deines Kunden auszuführen? Die Einstellung neuer Mitarbeiter ist nur der erste Schritt im Wachstumsprozess kleiner Unternehmen. Wie kommunizieren und koordinierst du, und wie hältst du deine Versprechungen gegenüber dem Kunden?

Einfach anzuwendende Projektmanagement-Software

Der entscheidende Engpass deines Teams ist die Qualität der Kommunikation innerhalb deines kleinen Unternehmens. Die Kommunikation von Terminen und Fortschritten ist unverzichtbar, um dein Projekt im zeitlichen Rahmen und im Budget zu halten. Dabei kann eine Lösung wie Acteamo dir im wahrsten Sinne des Wortes den Tag retten.

Kosteneffiziente Projektmanagement-Software

Früher war es so, dass kleine Unternehmen die Wahl hatten zwischen kostenlosen und unsicheren Filesharing-Systemen (iCloud, Google Drive, etc.), oder teuren Projektmanagement-Suites mit komplizierten Gebührenmodellen (salesforce, Basecamp, etc.). Zahlt dein Unternehmen im heutigen stark umkämpften Markt zu viel für seine Technologieinfrastruktur?

Acteamo bietet kleinen Unternehmen alles, was du für das Management deiner komplexesten Projekte benötigst; mit einer Pauschalgebühr pro Nutzer. Inhaber von kleinen Unternehmen wissen, dass das Arbeitsaufkommen von Woche zu Woche unterschiedlich ist. Acteamo befreit dein Unternehmen von zu hohen, projektbasierten Lizenzgebühren. Es ist schließlich viel wahrscheinlicher, dass du ein neues Projekt annimmst, als dass du neue Mitarbeiter einstellst.

Sinnvolle Lizenzierung von Projektmanagement-Software für kleine Unternehmen

Cloudbasierte Projektmanagement-Software

Die beste cloudbasierte Projektmanagement-Software zu finden ist entscheidend für den Erfolg deines Unternehmens. Was bringt dir schließlich die beste Software, wenn du nicht darauf zugreifen kannst? Die Cloud kannst du von jedem Gerät mit einer Internetverbindung erreichen. Lade aktualisierte Dokumente herunter oder beteilige dich an laufenden Teamgesprächen.

Acteamo bietet kleinen Unternehmen noch nie dagewesenes, sicheres Projektmanagement in der Cloud. Acteamos Server befinden sich in der Schweiz und bieten Kunden so ein Extra an Sicherheit und Datenschutz.

Datensicherungen

Wir alle haben schon erlebt, dass unsere Computer einfach den Geist aufgeben. Ganz gleich ob es die Bluescreen des Todes ist, oder ob dein PC sich nicht mehr starten lässt, Acteamo hat die Lösung. Regelmäßige Serversicherungen an unterschiedlichen Standorten  sorgen dafür, dass deine Projektdaten jederzeit zu 100 % wiederherstellbar sind.

Der Projektmanagementprozess für kleine Unternehmen

Unzählige Anbieter von Software kämpfen um die Euro deines kleinen Unternehmens. Es ist wichtig, die beste Lösung zu finden. Wenn die Bedienungsanleitung deiner Software dicker ist als ein Studienlehrbuch, dann hast du ein Problem. Der Managementprozess, den dein Unternehmen für große Projekte anwendet, sollte nicht aufgrund der genutzten Projektmanagement-Software geändert werden müssen. Ein wachsendes kleines Unternehmen wird jedoch  mit Wachstumsschmerzen konfrontiert. Projekte zu managen und mit einer Vielzahl von Kunden zu arbeiten kann es sogar für die Besten ihrer Branche notwendig machen, Projektplanung, Kommunikation, Budgetierung und Anreizsysteme für Mitarbeiter zu optimieren.

Wie sieht Projektmanagement in deiner Firma aus? Jedes kleine Unternehmen hat seine eigene Kultur. Es ist schließlich sein Charakter, der es vom Wettbewerb unterscheidet. Scheue dich nicht, innovativ zu sein und neue Methoden zu entwickeln, um die Zufriedenheit deiner Kunden zu verbessern. Du weisst nicht, wo du anfangen sollst? Hier kommen ein paar grundsätzliche Schritte, die dein Team befolgen sollte, um erfolgreich zu sein.

Erstelle einen Zeitplan

Das einzige, das noch wichtiger ist als der Abschluss deines Projektes ist es, vereinbarte Termine zu halten. Es gibt nichts Schlimmeres als einen Verzug. Projekte scheinen manchmal nur im Schneckentempo voranzukommen. Wenn dir die Sorge, in Verzug zu geraten nur zu bekannt vorkommen, dann haben wir hier einige schnelle Tipps:

Kommuniziere Fortschritte

Fordere tägliche Updates von deinen Teammitgliedern. Sei immer auf dem neuesten Stand. Du wirst feststellen, dass je eher du von einem Verzug erfährst, desto schneller kannst du die notwendigen Schritte einleiten, um das Problem zu lösen. Kleinere Verzögerungen in einer frühen Projektphase können lawinenartig anwachsen und zu massivem Verzug der Schlusslieferung führen. Solche Verspätungen können teuer werden. Ob es unerwartete Überstunden sind, Vertragsstrafen oder der Verlust eines Kunden, Verzug hat Konsequenzen.

Entwickle realistische Erwartungen

Die häufigste Todesursache der Arbeitsmoral: unrealistische Erwartungen. Das Unmögliche zu verlangen, stresst dein Team dauerhaft und führt zu einem Projektmanagement-Alptraum.  Sprich mit deinem Team, um realistische Erwartungen zu entwickeln. Die Mitarbeiter, die an der Aufgabe arbeiten, sollten ein Mitspracherecht über die erwarteten Fertigstellungsfristen erhalten.

Erstelle ein Anreizsystem für hervorragende Leistung

Okay, niemand möchte dich in einen Grundschullehrer verwandeln. Als Führungskraft und Projektmanager musst du jedoch eine positive Arbeitsplatzatmosphäre schaffen. Eine tolle Möglichkeit, positive Einstellung zu maximieren ist die Einführung von leistungsabhängigen Prämien. Biete finanzielle Anreize für Mitarbeiter, die schneller als geplant qualitativ hochwertige Arbeit abliefern. Hat das ganze Team einen Meilenstein frühzeitig erreicht? Es scheint an der Zeit für einen Betriebsausflug in die nächste Bar zu sein.

Wenn du finanziell etwas eingeschränkt bist, kannst du damit anfangen, positive Eigenschaften aller Mitarbeiter täglich anzuerkennen. Hat Gaby in ihrer Mittagspause den Pausenraum aufgeräumt? Hat Mark einen tollen Akquiseanruf getätigt? Teile positive Beobachtungen mit dem Team und schau, ob das Büro nicht plötzlich ein kleines bisschen fröhlicher wirkt.

Plane ein Projektbudget

Du solltest die Kosten eines Projektes bereits kalkuliert haben, bevor du darauf geboten hast. Sobald du den Auftrag erhalten hast ist es jedoch an der Zeit, deine Kostenschätzung zu überarbeiten. Besprich dich mit deinem Team und nutze den Zeitplan, um die Arbeitskosten deines Projektes zu kalkulieren. Sieh dir als nächstes Kosten für Software oder Versorgung an.

Halte deine Kosten zeitnah im Auge während das Projekt Gestalt annimmt. Projektmanagement-Software wie Acteamo bietet Funktionen die es Arbeitgebern ermöglichen, die Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter zu erfassen. Acteamo ist so fortschrittlich, dass Mitarbeiter ihre Arbeitsstunden übermitteln können, ohne jemals eine Zeitenliste auszufüllen. Die übermittelten Stunden können automatisch bestimmten Projekten oder Aufgaben zugeordnet werden. Mit Acteamo können diese Echtzeit-Arbeitskosten direkt in eine Rechnung umgewandelt werden – ganz ohne einen Vorgesetzten oder einen Projektmanager. Mit Acteamo können deine Führungskräfte ihre Zeit damit verbringen, automatisch erstellte Rechnungen und Statusberichte zu prüfen, anstatt diese manuell zu erstellen.

Diese Echtzeitstatistiken können unverzüglich genutzt werden, um Projektprognosen anzupassen und mögliche Probleme zu identifizieren. Die Auswertung tatsächlicher Projektinformationen ermöglicht es Managern, präzise Zeitpläne und Budgets zu entwickeln. Acteamo speichert alle diese Informationen einfach erreichbar in der Cloud – mit marktführender Sicherheit und Datensicherung.

Sichere Team-Skalierung in kleinen Unternehmen

Jedes Projekt benötigt etwas andere Fähigkeiten. Während du immer deine Star-Performer haben wirst, die scheinbar alles bewältigen können, sind Freelancer und Subunternehmer eine tolle Möglichkeit um sicherzustellen, dass  du dein kleines Unternehmen skalieren kannst, um wirklich alle Anforderungen deiner Kunden zu erfüllen.

Nutze Webseiten wie Elance oder Guru, um externe Hilfe zu bekommen. Prüfe die Kandidaten, indem du ihre Portfolios und ihre Berufslaufbahn ansehen. Spare Kosten, indem du von wettbewerblichen Bieterverfahren profitierst. Die Balance zwischen Kosten und Qualität ist entscheidend dafür, die beste Leistung für Ihren Euro zu erhalten.

Aber das Beste an der Beschäftigung von externen Talenten ist, dass du die besten Freelancer zu einem späteren Zeitpunkt für dein eigenes Team einstellen kannst. Die erfolgreichsten Firmen können die Vergabe von Unteraufträgen als erweitertes Vorstellungsgespräch nutzen. Das Potenzial eines Mitarbeiters durch freiberufliche Arbeit zu erkennen ist die perfekte, risikoarme Art der Talentgewinnung.

Die Vergabe von Unteraufträgen birgt jedoch auch ihre potenziellen Risiken. Kunden und Auftraggeber sollten ausschließlich mit deinem eigenen Team kommunizieren. Subunternehmer könnten versuchen deine Kunden abzuwerben, wenn du ihnen erlaubst, direkt mit deinen hart errungenen Kunden zu arbeiten. Wenn du deinen Kunden nur einen einzigen Ansprechpartner bieten, machst du deren Leben auch viel einfacher. Und du kannst einen Puffer zwischen hungrigen Freelancern und deinem „goldenen Ei“ schaffen.

Beeindrucke deine Kunden mit professioneller Projektkommunikation

Von dem Moment, in dem du mit einem neuen Projekt beginnst, sollten deine Kunden „auf dem Laufenden” sein. Liefere regelmäßige Fortschrittsberichte mit Beispielen der fertigen Arbeit. Das ermöglicht den Kunden, an dem Projekt beteiligt zu sein und zeigt ihnen, dass dies wichtig für dich ist. Es sind schließlich die Kunden, die mit dem fertigen Produkt leben müssen.

Projektberichte

Erstelle eine professionelle Vorlage für deine Projektberichte. Wenn du nicht gerade eng mit deinem Kunden befreundet bist, solltest du Updates über Skype oder per Textnachricht vermeiden.  Eine gut formulierte E-Mail, die mit einem Telefonanruf nachverfolgt wird, ist die perfekte Art, deine Kunden auf dem Laufenden zu halten. Wenn sich eure Beziehung vertieft, kannst du die Kommunikationsmethoden nutzen, die der Kunde bevorzugt. Wenn dieser dir z.B. regelmäßig Skype-Nachrichten schickt, kannst du Updates ebenfalls über Skype schicken.

Es ist wichtig, Informationsüberflutung zu vermeiden. Konzentriere deine Updates auf die Projektbereiche, die deinem Kunden wichtig sind. Es ist wahrscheinlich, dass dein Kunde genauso beschäftigt ist wie du. Wirksame und effiziente Updates sparen deinem Kunden nicht nur Zeit, sie verbessern auch die Wahrnehmung deiner Firma.

“Best Practices” des Projektmanagements umsetzen

Renommierte Lösungen für Projektmanagement wie Acteamo bieten kleinen Unternehmen einen kostenlosen Test. Nutze die Möglichkeit um festzustellen, was die Software zu bieten hat. Achte auf Kommunikationsfähigkeiten, die Kompatibilität mit PCs und mobilen Geräten, sowie die leichte Anwendung der Software. Vermeide komplizierte Systeme mit einem gewaltigen Lernprozess.

Es mag schwierig klingen, die beste cloudbasierte Software für Projektmanagement zu finden, aber die Wahl war noch nie einfacher. Nur Acteamo bietet branchenführende Sicherheit, georedundante Cloudsicherungen und erschwingliche Raten pro Nutzer. Lass nicht zu, dass die Konkurrenz dein Team übertrifft. Du hast die besten Leute eingestellt; gib ihnen die Tools um ihrer Kreativität freien Raum zu lassen, ohne den Überblick zu verlieren.

 


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