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Egal ob Ihr Team Email, Skype, Dropbox, oder den altmodischen Telefonanruf nutzt, sie arbeiten jeden Tag von verschiedenen Standorten aus zusammen an wichtigen Kundenprojekten. Die meisten Firmen nehmen sich nur wenig Zeit für regelmäßige Mitarbeitergespräche, um Stärken und Schwächen zu identifizieren und so die Gesamtleistung zu verbessern. Aber wann hat Ihr Unternehmen sich das letzte Mal die Zeit genommen, die Software zu analysieren, die Ihr Team für Kommunikation, Kollaboration und Projektmanagement nutzt?

Produktivität maximieren

Der Zweck von Kollaboration-Software in Ihrem Unternehmen ist es, Produktivität zu steigern: Den Zeitaufwand für Synchronisationen von verschiedenen Standorten zu minimieren, und den Zeitaufwand für die Erstellung Ihrer erstklassigen Produkten und Dienstleistungen zu maximieren. Dieses hehre Ziel können Sie erreichen, indem Sie den Email-Verkehr minimieren und Projektupdates für das ganze Team in Echtzeit zur Verfügung stellen, sowie den Rechnungsstellungsprozess rationalisieren.

Sicherer Teamwork, die den Email-Verkehr reduziert

Wenn Sie mit einem sicheren System wie Acteamo arbeiten, ist Ihr Team jederzeit auf dem neuesten Stand aller Dokumentversionen und Projektrichtlinien. Sobald ein Teammitglied einen Report oder ein Konzept bearbeitet, werden diese Änderunen sofort in den gemeinsamen Dateien sichtbar. Andere Mitarbeiter können Dateien und Projekte kommentieren, indem sie umgehend sichtbare Notizen erstellen, die alle Beteiligten direkt erreichen. Die Notizen-Methode reduziert sowohl Email-Verkehr als auch Nachrichteninhalte. Wenn Sie z.B. eine Email schreiben müssten Sie angeben, auf welchen Teil des Projektes Sie sich beziehen, zusammen mit einer Reihe von zusätzlichen Informationen, so dass der Empfänger Ihre Nachricht im Zusammenhang mit dem Auftrag verstehen kann. Indem Sie eine kurze Notiz in der kürzlich bearbeiteten Datei hinterlassen, kann ein einziger Satz genausoviel aussagen, wie ein ganzer Absatz in einer Email.

Sicheres Projektmanagement

Wenn Sie produktivitätssteigernde Plattformen vergleichen beachten Sie, wie Benutzerzugriffsebenen und –rechte gehandhabt werden. Wenn Sie einem Mitarbeiter mit allem vertrauen an dem Ihre Firma arbeitet, erhalten Sie entweder einen Langzeit-Mitarbeiter der seine Rolle in der Organisation schätzt, oder aber mit einem Denkzettel, den Ihre Firma ein Leben lang nicht vergessen wird. Begehen Sie nicht den Fehler, dem Hausmeister Zugriff auf Ihre vertraulichsten Dokumente zu geben. Mit soliden Zugriffsebenen und der Zuteilung von Projektlevel-Zugriff nur für notwendige Teammitglieder befolgen Sie gute Sicherheitspraktiken.

Passive Rechnungsstellung

Graut es Ihrem Team vor der Stundenabrechnung am Ende der Woche? Rechnungsstellung ist die Brücke zwischen Zeitaufwand und Umsatz. Bremst Ihre aktuelle Rechnungsplattform Sie aus? Steigern Sie Ihren Gewinn, indem Sie den Zeitaufwand für Stundenabrechnung und Anwesenheit minimieren; lassen Sie Ihr Team seine Stunden mit nur einem Klick nachverfolgen. Passive Rechnungsstellung ist Zeit- und Anwesenheitsverfolgung im Hintergrund, während Ihr Team arbeitet.

Wenn Sie z.B. Acteamo nutzen werden Sie feststellen, dass Ihr Team nur eine grüne Schaltfläche klicken braucht, damit eine Stoppuhr automatisch die gearbeitete Zeit aufnimmt. Eine rote Schaltfläche stoppt die Zeit und ermöglicht es, schnell eine Beschreibung der getanen Arbeit einzutragen und einem bestimmten Projekt zuzuorden, ohne die eigentliche Aufgabe aus den Augen zu verlieren.


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